Постановление главы Тайгинского городского округа от 24.09.2013 N 674-п "О внесении изменений в постановление N 333-п от 14.05.2013 "Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"
ГЛАВА ТАЙГИНСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 сентября 2013 г. № 674-п
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ № 333-П
ОТ 14.05.2013 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОКАЗАНИЕ
МЕТОДИЧЕСКОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ ПРЕДСТАВИТЕЛЯМ
ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ ПО ВЕДЕНИЮ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ФОРМИРОВАНИЮ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА"
На основании постановления главы Тайгинского городского округа от 20.02.2012 № 106-П "О Порядке разработки административных регламентов оказания муниципальных услуг", в соответствии с Указом Президента РФ от 07.05.2012 № 601 "Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления" внести следующие изменения:
1. п. 2.4 ч. 2 "Стандарт предоставления муниципальной услуги" изложить в новой редакции: "Срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной функции: время ожидания граждан при подаче запроса не может превышать 15 минут. Предоставление устной консультации, непосредственно в ходе личного приема, составляет не более 20 минут".
2. Заведующему архивным отделом (Бедаревой А.Г.) обеспечить исполнение административного регламента.
3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте администрации Тайгинского городского округа.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Тайгинского городского округа - управляющий делами С.А.Прохорову.
Глава Тайгинского
городского округа
Е.П.ГУЛЯЕВА
Утвержден
постановлением главы
Тайгинского городского округа
от 24 сентября 2013 г. № 674-п
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОКАЗАНИЕ
МЕТОДИЧЕСКОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ ПРЕДСТАВИТЕЛЯМ
ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ФОРМИРОВАНИЮ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - методическая помощь организациям) разработан в целях совершенствования постановки делопроизводства в организациях и функционирования ведомственных архивов, установления порядка оказания муниципальной услуги, а также порядка взаимодействия архивного отдела администрации Тайгинского городского округа (далее - архив) с органами местного самоуправления, гражданами, организациями по предоставлению муниципальной услуги.
Административный регламент определяет последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по организации процесса предоставления указанной муниципальной услуги, включающей информирование, консультирование, передачу документов на постоянное хранение в архив.
1.2. Получателями муниципальной услуги являются органы государственной власти, органы местного самоуправления, юридические лица, организации, обращающиеся на законных основаниях в архив для получения и использования необходимой информации. В ходе оказания муниципальной услуги архив взаимодействует с архивным управлением Кемеровской области.
1.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации Тайгинского городского округа.
Местонахождение архива и его почтовый адрес: 652401, Кемеровская область, г. Тайга, ул. 40 лет Октября, 23, кабинет № 42;
- контактный телефон: 8(38448) 2-17-37;
- адрес Интернет-сайта администрации Тайгинского городского округа - www.adm-tayga.su;
- адрес электронной почты архива - archive@adm-tayga.su;
1.4. График работы архива:
Среда, вторник, четверг - 10.00 - 12.00, 14.00-16.00.
Понедельник, пятница - неприемные дни.
Обед - 12.00 - 13.00.
Суббота, воскресенье - выходные дни.
В предпраздничные рабочие дни время работы архива сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Прием заявителей должностным лицом архива осуществляется в соответствии с графиком приема. Вывеска с графиком приема размещается у входа в архив.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги - "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива".
2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации Тайгинского городского округа.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги:
- инструкции по делопроизводству организаций;
- положения об экспертных комиссиях;
- положения об архивах организаций;
- номенклатуры, подготовленные описи, утвержденные экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) администрации Тайгинского городского округа;
- описанные документы, упорядоченно хранящиеся в организации;
- оформленные документы, сдающиеся на хранение в муниципальный архив;
- акты о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению.
2.4. Срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении услуги: время ожидания граждан при подаче запроса не может превышать 15 минут. Предоставление устной консультации, непосредственно в ходе личного приема, составляет не более 20 минут.
2.5. Срок предоставления муниципальной услуги:
2.5.1. Предоставление муниципальной услуги и отправка (выдача) документов, являющихся результатом предоставлении услуги, осуществляется в течение 20 дней со дня регистрации документа, на основании которого предоставляется муниципальная услуга.
2.5.2. В необходимых случаях заведующий архивом продлевает срок предоставления муниципальной услуги на 30 дней.
2.6. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 (Российская газета, 25.12.1993, № 237);
- Гражданским кодексом Российской Федерации;
- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст. 4169);
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., № 19, ст. 2060);
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., № 31, ст. 3448);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);
- Законом Кемеровской области от 26.03.2007 № 135-ОЗ "Об архивном деле";
- Уставом города Тайга;
- Положением об архивном отделе администрации Тайгинского городского округа.
2.7. Документом, который является основанием для предоставления муниципальной услуги в соответствии с настоящим регламентом, является заявление (приложение № 1).
В заявлении должны быть указаны: наименование организации или должностное лицо, в адрес которого направляется запрос, темы делопроизводства и архивного дела, интересующие заявителя вопросы.
Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является заявление, содержащее вопросы, не входящие в компетенцию архива.
2.8. Муниципальная услуга предоставляется:
- непосредственно сотрудником архива при личном обращении;
- по письменному обращению заявителя;
- с использованием средств почтовой и телефонной связи;
- по электронной почте.
При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностные лица архива дают исчерпывающую информацию по вопросам организации оказания методической помощи организациям.
При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
2.9. Основными требованиями к информированию заявителей являются:
- четкость изложения информации;
- полнота информирования;
- оперативность предоставления информации.
2.10. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
2.11. Требования к местам предоставления муниципальной услуги - для приема заявителей, заполнения необходимых для получения муниципальной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами для возможности оформления документов, обеспечиваются ручками, бланками документов.
2.12. Должностное лицо, непосредственно обеспечивающее предоставление муниципальной услуги - заведующий архивным отделом.
2.13. Требования к форме и характеру взаимодействия специалистов архива с заявителями.
2.13.1. Архив вправе:
- требовать от учреждений-источников комплектования своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
- контролировать правила работы с документами в учреждениях-источниках комплектования архива;
- запрашивать от учреждений-источников комплектования необходимые для работы архива сведения.
3. Административные процедуры (состав, последовательность
и сроки выполнения административных процедур, требования
к порядку их выполнения, в том числе особенности
выполнения административных процедур в электронной форме)
3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
3.1.1. Консультирование специалистами архива по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива по вопросам:
- составления номенклатуры дел;
- составления исторической справки (предисловие к описи);
- составления описей дел;
- составления актов о выделении документов к уничтожению;
- в оказании помощи в оформлении дел для сдачи на хранение в архив.
3.2. Поступившие в архив письменные обращения заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке.
3.2.1. Регистрация письменного обращения является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.3. Рассмотрение обращения и подготовка ответа.
3.3.1. Основанием для начала административного действия является обращение об оказании методической и практической помощи по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива.
3.3.2. Ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа является заведующий архивом.
3.3.3. Обращения рассматриваются специалистами непосредственно на своем рабочем месте или с выездом на место оказания услуги.
3.3.4. Специалисты подготавливают ответ в зависимости от объема обращения.
3.3.5. Критериями принятия решения при рассмотрении обращения и подготовки ответа являются соответствие поставленных в обращении вопросов компетенции архива и отсутствие оснований для отказа в исполнении муниципальной услуги.
3.3.6. Результатом выполнения административного действия по рассмотрению обращения и подготовке ответа являются:
- составление номенклатуры дел;
- составление исторической справки (предисловие к описи);
- составление описей дел;
- составление актов о выделении документов к уничтожению;
- помощь в оформлении дел для сдачи на хранение в архив.
3.4. Рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приема.
3.4.1. Основанием для начала административного действия является личный прием заявителя.
3.4.2. Должностным лицом, ответственным за личный прием заявителя, является заведующий архивом.
3.4.3. Прием заявителя специалистами архив осуществляется в кабинете заведующего архивом.
3.4.4. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях специалисты архива ведут прием одновременно только одного заявителя.
3.4.5. Во время личного приема специалисты архива, осуществляющие личный прием, выслушивают устное обращение заявителя.
3.4.6. По окончании приема сотрудники архива информируют заявителя о сроках оказания методической помощи.
3.4.7. Результатами выполнения административного действия по личному приему заявителя являются полученные заявителем исчерпывающие сведения для ведения делопроизводства и формирования ведомственного архива.
3.5. Настоящий административный регламент является обязательным для исполнения специалистами, участвующими в предоставлении муниципальной услуги.
4. Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений сотрудниками архива осуществляется их непосредственным руководителем, а также лицами, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
4.2. Специалисты архива, ответственные за исполнение муниципальной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение порядка, сроков, полноту и качество исполнения муниципальной услуги. Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.
4.3. Контроль исполнения муниципальной услуги включает в себя выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архива.
5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе предоставления
муниципальной услуги
5.1. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги.
Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые должностным лицом архива при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к главе администрации ТГО.
5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования.
Каждый заявитель, который считает, что его запрос рассмотрен ненадлежащим образом, имеет право подать жалобу на должностное лицо архива.
В письменной жалобе указываются:
- полное наименование органа или организации; фамилия, имя, отчество физического лица;
- почтовый адрес;
- предмет жалобы;
- подпись и дата.
Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 15 дней со дня регистрации.
Каждый заявитель имеет право получить, а должностное лицо архива обязано ему предоставить возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на информацию.
Жалоба на действие (бездействие) должностного лица архива подается главе администрации ТГО.
Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ заявителю. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу поставленных вопросов.
5.3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановления ее рассмотрения:
- отсутствие достаточных для рассмотрения запроса сведений о заявителе
- направление запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 7 рабочих дней с момента регистрации;
- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в архив дополнительных сведений, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 дней с момента регистрации;
- отказ в исполнении запроса с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.
Порядок судебного обжалования: каждый заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) муниципального служащего архива нарушены его права и свободы, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
5.4. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования
Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является не рассмотрение или рассмотрение ненадлежащим образом жалобы заявителя.
5.5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии)
Любое, заинтересованное лицо имеет право, в установленном порядке, обратится в архив для получения необходимой информации и документов (при их наличии), необходимых для рассмотрения жалобы (претензии).
5.6. Исполнительные органы государственной власти Кемеровской области и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке
Жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке может быть адресована:
- курирующему архивную службу заместителю главы города - управляющего делами;
- главе ТГО;
- начальнику архивного управления Кемеровской области;
- зам. Губернатора, курирующего архивную службу;
- Губернатору Кемеровской области.
5.7. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования, применительно к каждой процедуре, либо инстанции обжалования
По результатам рассмотрения жалобы архив принимает одно из решений:
- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах;
- отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и, по желанию заявителя, в электронном виде, направляется ответ о результатах рассмотрения жалобы.
Приложение № 1
к административному регламенту
ФОРМА
ЗАЯВЛЕНИЯ, НЕОБХОДИМОГО ДЛЯ ПРЕДЪЯВЛЕНИЯ В АРХИВНЫЙ
ОТДЕЛ В ЦЕЛЯХ ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Заведующему архивным отделом
администрации Тайгинского городского округа
___________________________________________
(фамилия, имя, отчество физического или
должностного лица)
___________________________________________
___________________________________________
адрес заявителя:
___________________________________________
___________________________________________
контактный телефон:
___________________________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу оказать помощь (провести консультацию)
___________________________________________________________________________
(краткое изложение вопроса, цель)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(перечень прилагаемой документации)
Дата ________________ Подпись____________
------------------------------------------------------------------